Der Begriff Outsourcing setzt sich aus zwei englischen Wörtern zusammen. Out und Source werden hier zusammengefasst. Im Deutschen spricht man auch oft von Outside resource using, also Quellen von außerhalb nutzen, doch das trifft den Kern der Sache nur bedingt. Grundsätzlich bedeutet Outsourcing, dass Aufgaben oder Funktionen, die bisher im Unternehmen selbst stattgefunden haben, nach außen an ein Drittunternehmen vergeben werden. Verträge regeln diese Art der Zusammenarbeit und darin wird neben dem Gegenstand der Leistung auch ihre Dauer festgehalten. Das unterscheidet Outsourcing von anderen Partnerschaften.
Hierzulande versteht man unter Outsourcing auch das Auslagern von Arbeitsplätzen an Tochtergesellschaften, weil diese nicht tarifgebunden sind und sich so Kosten sparen lassen. Daher hat der Begriff Outsourcing in Deutschland auch noch immer einen schalen Beigeschmack bei vielen Arbeitern. Man fürchtet, dass durch Outsourcing Stellen abgebaut werden, da das Unternehmen einfach nur kostengünstiger arbeiten möchte. In der Realität ist die Kosteneinsparung sicherlich ein Grundpunkt für Outsourcing, doch schon lange nicht mehr das einzige Ziel. Man möchte Leerlaufzeiten in Routineprozessen vermeiden, fremdes Know-how nutzen und Zeit schaffen für wertschöpfende Prozesse. Mit dem richtigen Partner lässt sich auch all das erreichen, denn wenn Mitarbeiter aus Routineprozessen herausgenommen werden, können sie ihre Arbeitskraft in wichtige Prozesse im Unternehmen einbringen und so strategische Entscheidungsprozesse unterstützen oder an Zukunftsplänen arbeiten.
Die Rückkehr zu den Kernkompetenzen ist also das eigentliche Ziel von Outsourcing und von dieser Sichtweise können Unternehmer und Dienstleister gleichermaßen profitieren. Lagert man die Lohnbuchhaltung aus, bleiben im eigenen Unternehmen mehr Ressourcen für wertschöpfende Prozesse und der Dienstleister hat sich auf die Lohnbuchhaltung spezialisiert, was bedeutet, dass seine Arbeitsabläufe darauf optimiert wurden. So kann er seine Leistung günstig anbieten, Mitarbeiter gezielt schulen und damit für eine Kostenoptimierung im eigenen Haus sorgen. Outsourcing bedeutet also frei übersetzt, dass bestimmte, nicht wertschöpfende Aufgabenbereiche aus einem Unternehmen ausgelagert werden und Auftraggeber wie Auftragnehmer dadurch eine Win-win-Situation erhalten.