Outsourcing eines Reisemanagements

ReisemanagementNahezu jedes Unternehmen hat Aufgabenbereiche, die geoutsourct werden. Ob Buchhaltung, Wartung der Telekommunikationsanlage oder Gebäudeinstandhaltung – viele anfallende Aufgaben werden mit einer Selbstverständlichkeit nach außen delegiert. Doch es gibt Bereiche, deren Einsparpotenzial beim Outsourcen noch eher unbekannt ist. Das Reisemanagement innerhalb eines Unternehmens gehört dazu.

Das Planen und Organisieren von Geschäftsreisen verbraucht wichtige Unternehmensressourcen. Meist übernehmen Mitarbeiter mit anderen Kernaufgaben zusätzlich die Organisation dieser Reisen. Das führt dazu, dass diese überlastet sind und andere wichtige Aufgaben liegen bleiben. Nicht immer läuft alles reibungslos ab und niemand weiß bei der Buchung, ob die entsprechende Reiseoption tatsächlich das beste Preis-Leistungsverhältnis bietet. Dabei sollte das Ziel einer geschäftlichen Reiseplanung immer eine Entlastung für den reisenden Mitarbeiter sein, damit sich dieser voll und ganz auf seine Arbeit und die zwischenzeitliche Erholung konzentrieren kann.

Mit Hilfe spezialisierter Anbieter können im Rahmen einer beratenden Tätigkeit interne Abläufe optimiert werden. Eine weitere Möglichkeit ist das Outsourcing des gesamten Reisemanagements, um eigene Mitarbeiter zu entlasten oder gar Personal einzusparen und eine optimale Reiseplanung sicherzustellen.

Geringere Reisekosten dank Spezialisten-Know How

Ein Reisebüro für Geschäftsreisen weiß, was es tut. Dank seines Know Hows organisiert es geschäftliche Reisen in einem Bruchteil der Zeit, die ein fachfremder Mitarbeiter benötigen würde. Die Spezialisten kennen die besten aller unabhängigen Preisvergleiche und wissen sowohl um die Tücken des Kleingeschriebenen als auch die speziellen Bedürfnisse Geschäftsreisender. Außerdem haben sie in der Regel Zugriff auf Sonderkonditionen, wie sie für Reisebüros üblich sind. Das Outsourcing des Reisemanagements ist nicht ausschließlich für Großunternehmen, sondern auch für Einzelunternehmer geeignet.

Transparenz und Kontrolle der Geschäftsreisen

Je nachdem, in welchem Maße die Reiseorganisation ausgelagert werden soll – ob der Dienstleister nur beratend aktiv wird oder aber er das gesamte Reisemanagement zwecks einer Automatisierung übernimmt, müssen zunächst Vereinbarungen zu den Rahmenbedingungen getroffen werden. Richtlinien von Unternehmensseite bilden das Gerüst für eine effiziente Zusammenarbeit. Eine laufende Dokumentation wie auch regelmäßige und jederzeit einsehbare Reporte dienen als Grundlage für weitere Optimierungen. Unternehmer können sich so gänzlich auf ihre Kernbereiche konzentrieren, aber dennoch stets kontrollierend eingreifen.

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