Wo liegen die größten Fehler beim Outsourcen?

Viele Unternehmen weltweit lagern einen Teil ihrer Prozesse aus. Damit wollen sie Zeit, Ressourcen und damit natürlich auch Geld sparen und in vielen Firmen funktioniert das auch reibungslos. Schließlich liegen im Idealfall die Kompetenzen des Partners genau in dem gewünschten Gebiet und damit laufen seine Prozesse schneller und auch günstiger ab. Einige Unternehmen machen aber auch unschöne Erfahrungen mit dem Thema Outsourcing und der Grund dafür lässt sich oft erst erklären, wenn man den Vorgang genau analysiert. Viele kleine Fehler führen in eine große Katastrophe und am Ende lässt sich meist kein Verantwortlicher finden, dabei wurden einfach unternehmerische Grundsätze missachtet und das meist über mehrere Abteilungen hinweg.

Was soll Outsourcing bringen?

Stellt man die Einsparung auf verschiedenen Gebieten als wichtigsten Grund für Outsourcen jeder Rechnung zu Grunde, so kann ein Scheitern ganz einfach definiert werden. Konnte das Unternehmen trotz Outsourcing weder Ressourcen noch Zeit sparen, wurde das Ziel der Aktion verfehlt. Warum eine Verbesserung nicht erreicht werden konnte, hängt aber von vielen verschiedenen Faktoren ab und lässt sich in der Regel nur an einem konkreten Fall nachvollziehen. Trotzdem gibt es allgemeingültige Gründe, warum Outsourcing nicht immer positive Ergebnisse liefert:

• Die Qualität des Endprodukts kann nicht gehalten werden

• Durch Kommunikationsprobleme entstehen Verzögerungen

• Die Aufgabenstellung wurde nicht genau definiert

• Der Preis verteuerte sich

• Mangelnde Kontrollen führen zu Qualitätsverlusten

• Wichtige Kernkompetenzen werden vernachlässigt

Nimmt man einen konkreten Outsourcing-Versuch, bei dem eine Pflegeinrichtung die Verpflegung an ein externes Unternehmen gibt, so können sich viele Probleme ergeben, wenn das Management seinen Fokus nur auf eine finanzielle Einsparung legt. Die Bewohner müssen sich an den Geschmack der neuen Speisen gewöhnen, sie müssen heiß geliefert werden und die Qualität der Menüs muss während der Übergangsphase regelmäßig überprüft werden. Daraus können sich viele zusätzliche Arbeitsschritte für das Personal auf den Stationen ergeben und nur wenn hier gewissenhaft vorgegangen wird, kann die Einrichtung die gewohnte Qualität halten. Schließlich arbeitet jeder Koch anders und es muss genau festgelegt werden, was vom Dienstleister erwartet wird.

Mangelnde Kommunikation

Die Freunde über einen Geschäftspartner, der einem einen Teil der anfallenden Arbeiten abnimmt, ist meist groß und wer sich dann schon die Hände reibt bei der Vorstellung, was alles eingespart werden kann, vergisst dabei dass jede Partnerschaft sich erst einspielen muss und gerade am Anfang einer Zusammenarbeit Missverständnisse an der Tagesordnung sind. Anweisungen werden falsch verstanden oder man stellt Unterschiede im Qualitätsverständnis fest und schon können angegliederte Prozesse im eigenen Unternehmen gefährdet werden. Eine gute Kommunikation ist daher wichtig und nur wenn sie über die Vertragsverhandlungen hinaus aufrecht erhalten wird, hat das Unternehmen wirklich die Chance vom Outsourcing zu profitieren. So klar und deutlich wie die Konditionen hier gelistet sind, so klar sollten auch die Erwartungen an den Geschäftspartner formuliert werden, denn nur dann kann er die Vorgaben auch erfüllen. Sollen sensible Bereiche eines Unternehmens wie die Buchhaltung an einen externen Dienstleister vergeben werden, ist es ratsam nicht das günstigste Angebot zu nehmen, denn damit wird Unzufriedenheit beim Partner geschürt, die schnell zu Unzuverlässigkeit führen kann.

Darum prüfe, wer sich bindet

Das Überprüfen eines Dienstleisters gehört zwar immer zu den Grundvoraussetzungen für erfolgreiches Outsourcen, doch vor allem in Bereichen, in denen firmeninterne Daten oder Knowhow weitergegeben werden, sollte das Management wachsam bleiben. Gussformen oder das Mischungsverhältnis bestimmter Stoffe sind keine Werte, die man leichtfertig einem anderen Unternehmen überlassen sollte und wer sich hier nicht vorab ausreichend absichert, kann sein ganzes Unternehmen gefährden. Die Freude über eine gute Sparmöglichkeit darf also die Realität nicht überschatten und nur wer sich kompetent beraten lässt und selbst die Augen offen hält, kann beim Outsourcen wirklich profitieren und sein Unternehmen damit zukunftsfähig machen.

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