Wie lohnend ist das Auslagern der laufenden Geschäftspost?

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Eine effektive Methode Arbeit, Zeit und Geld zu sparen besteht darin, die laufende Geschäftspost auszulagern und durch Dienstleister erledigen zu lassen. Solche Dienstleister richten sich ganz nach Ihren Bedürfnissen. Sie besprechen mit dem ausgewählten Dienstleister den täglichen Termin der Abholung. Vereinbarungsgemäß wird dann die vollständige Geschäftspost täglich abgeholt. Das erfolgt in der Regel kostenlos, je nach Dienstleister sind auch Zwischenabholungen möglich für die Vorsortierung. Der ausgewählte Dienstleister kuvertiert die ihm übergebenen Briefe und frankiert sie anschließend.

Danach werden die Postsendungen zunächst nach unterschiedlichen Kriterien sortiert. Dies geschieht beispielsweise nach regional, überregional, international, Pakete etc. Für einen reibungslosen und schnellen Service wird nach der räumlichen Vorsortierung der jeweils beste Transporteur für die Briefe ausgewählt. Dies können, besonders im regionalen Bereich, eigene Zusteller sein. Für den überregionalen Bereich werden dagegen häufig auch andere Postunternehmen mit eingebunden. Für den Auftraggeber bleibt jedoch in allen Fällen der von ihm ausgewählte Dienstleister der Ansprechpartner für sämtliche Briefe. Bei Unzustellbarkeiten wird der Brief über den ursprünglichen Partner retourniert und gelangt, mit Grund, beim Auftraggeber.

Für Versender mit hohem Aufkommen eine interessante Alternative

Dieses Verfahren bietet diverse Vorteile. So wird häufig ein gewichtsunabhängiges Portosystem angeboten unter dem Motto: ein Brief - ein Preis. Damit kann man unter Umständen durchaus größere Portobeträge sparen, bleibt flexibel und hat kein unnötiges Handling. Bei den meisten Anbietern ist auch keine Vorkasse notwendig. Meist können Sie nachträglich und unkompliziert per Lastschrift zahlen. Darüber hinaus haben Sie zu allen Problemen und Fragen einen festen Ansprechpartner, mit dem Sie sämtliche Notwendigkeiten, Serviceangelegenheiten und Probleme besprechen können.

Besonders zu Weihnachten und dem sich anschließenden Jahreswechsel treten die Vorteile eines solchen Systems besonders deutlich zutage, wenn man den Kunden seine Weihnachtsgrüße zukommen lassen möchte. Sie möchten Kontakte auffrischen, Geschäftsverbindungen pflegen und für das neue Jahr positive Akzente setzen. Wie überall haben ganz besonders zu solchen saisonalen Spitzen die Ganzjahreskunden die Nase vorn. Selbstverständlich wird der Briefdienstleister versuchen, alle Kunden gleichermaßen gut zu bedienen. Fall aus bestimmten Gründen jedoch eine Selektierung notwendig ist, wird immer der Dauerkunde Vorrang haben.

Zusammenfassend kann man festhalten, dass die Auslagerung der Geschäftspost für Firmen mit hohem Briefaufkommen eine ernsthafte Alternative darstellt, bei der größere Mengen Portokosten eingespart werden können. Womöglich ist es eine ausreichende Menge, die als Tagesgeld angelegt werden kann.

Geschrieben von Oliver Schmid

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